- ACCEPTATION DU PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Tout membre de l’association « la Citadelle de Roq » s’est inscrit en totale connaissance du présent règlement intérieur.
Tout membre s’engage à respecter et à faire respecter le présent règlement intérieur, dans les locaux de l’association ou pour toute activité organisée par celle-ci.
Toute personne étrangère à l’association, dans les locaux où pour toute activité organisée par celle-ci, est tenue de se conformer au présent règlement intérieur.
L’association et ses représentants ne peuvent être tenus pour responsables en cas de non-respect de ce règlement.
L’association et ses représentants ne peuvent être tenus pour responsables des actes de ses membres en dehors des activités de l’association.
- INSCRIPTION
Pour aucun motif une personne ne se verra refuser la possibilité de s’inscrire à l’association.
Sur dérogation du bureau et accompagné par un membre de l’association, un enfant de moins de 13 ans pourra participer à certaines activités de l’association fixées par le bureau.
Toute personne désirant devenir membre de l’association ou désirant reconduire son inscription devra :
- ratifier le règlement intérieur en cours (susceptible de subir des changements en cours d’année),
- fournir une autorisation parentale dûment remplie et signée par le tuteur légal pour les personnes mineures,
- régler la cotisation annuelle au trésorier (chèque ou espèces à l’ordre de « La Citadelle de Roq »).
Il sera ainsi considéré comme membre de La Citadelle de Roq jusqu’à l’Assemblée Générale Annuelle suivant son inscription et pourra participer aux activités, aux réunions et être élu au bureau de l’association.
Le montant de la cotisation est fixé chaque année pendant l’Assemblée Générale Ordinaire. Les membres du bureau, d’un commun accord, se réservent le droit d’accorder des dérogations exceptionnelles au règlement de cette cotisation.
Sauf cas exceptionnels (selon décision des membres du bureau), le remboursement de la cotisation en cours d’année est impossible.
- ACTIVITÉS
L’activité de l’association est l’organisation de jeux de simulations. Ceci comprend les parties de jeux-de-rôles, de jeux de plateaux, de wargames, de grandeurs-natures, de paintball, de jeux avec figurines, etc.
Ces activités sont prioritaires devant toutes autres, exception faite des réunions de l’association (bureau, assemblées générales) et des activités revêtant un caractère exceptionnel, du type : réunions avec des élus, des journalistes, d’autres associations, portes-ouvertes, tournoi, etc…
Un calendrier est mis à la disposition des membres pour planifier l’occupation des locaux.
- POSTES ADMINISTRATIFS
La vie de l’association est gérée par les membres du bureau (président, trésorier, secrétaire et leurs éventuels suppléants) et par les éventuels volontaires responsables de tâches diverses.
Le président est le représentant officiel de l’association. C’est lui qui invoque les réunions (bureau, conseil d’administration, assemblées générales ordinaires et extraordinaires) et qui les mènent. Il présente les bilans moraux de l’activité associative (notamment pendant les assemblées générales annuelles et pour les demandes de subventions municipales).
Le trésorier est chargé de la gestion du compte de l’association. Il reçoit les cotisations et les dépose sur le compte de l’association. Il détient le chéquier de l’association. Il n’est en aucun cas le responsable des achats (qui sont décidés collectivement), mais peut user de son droit de veto sur les décisions d’achat. Il présente les bilans financiers de l’association (notamment pendant les assemblées générales annuelles et pour les demandes de subventions municipales).
Le secrétaire est chargé de la communication interne et externe de l’association : convocations et comptes-rendus de réunions, demandes de subventions, etc.
Tout membre de l’association peut se proposer comme responsable pour une activité particulière. Ces postes ne sont pas officiels et n’entraînent aucune obligation. Ces postes permettent de mieux gérer l’activité associative et de décharger le bureau de tâches diverses. A titre d’exemple, un responsable de la propreté du local pourrait s’assurer que le nettoyage est fait correctement, régulièrement et équitablement, un responsable restauration pourrait être chargé de la caisse restauration et de l’approvisionnement, et un responsable relation extérieur pourrait avoir comme tâche la communication extérieure non à la charge du secrétaire (autres associations, particuliers) et de la publicité, etc.
- RESPECT MUTUEL
La Citadelle de Roq est une association de loi 1901 a but non lucratif. Elle est laïque et non-politique.
Ses membres doivent se respecter les uns les autres, aussi bien dans le corps que dans l’esprit. Toute forme de violence, d’oppression, de propagande ou de non-respect des convictions personnelles, politiques ou religieuses est interdite.
Tout manquement à cet article justifie une réunion du bureau qui statuera sur les sanctions à prendre.
- INFORMATIONS
Chaque membre est tenu de consulter régulièrement les lettres d’informations, le forum Internet et le panneau d’affichage de l’association. Y figureront les convocations aux réunions, les comptes-rendus, les propositions de parties de jeu, des suggestions d’activités, des questionnaires, etc.
Tout membre à la possibilité d’y faire figurer des informations relatives aux activités prévues par l’association.
Seuls les membres du bureau sont habilités à retirer des informations du panneau d’affichage.
- MATÉRIEL
L’inventaire du matériel présent à l’association est référencé sur un document informatique prévu à cet usage. C’est celui-ci qui renseigne sur le propriétaire du matériel, association ou membre. En cas de sinistre dans le local de l’association, il justifiera de l’existence du matériel devant les assurances. Il est donc situé en permanence au domicile d’un des membres du bureau.
Seuls les membres du bureau sont habilités à le remplir.
En l’absence de renseignement sur un matériel, celui-ci est considéré comme propriété de l’association jusqu’à indications complémentaires sur le document prévu à cet usage.
Le matériel appartenant à l’association peut quitter le local uniquement dans les cas définis ci-après :
- Le matériel de spectacle peut librement être utilisé dans le cadre d’une manifestation organisée par l’association. Les organisateurs de la manifestation se portent alors garant du maintien en l’état du matériel emprunté.
- Après autorisation d’un membre du Bureau, un membre peut emprunter le matériel de spectacle pour son usage exclusivement personnel dans le cadre d’une manifestation organisée par une autre association à laquelle il participerait. Il se porte alors garant du maintien en l’état du matériel emprunté. Ce matériel ne peut en aucun cas être sous-loué ou prêté à une tierce personne, physique ou morale.
- Après accord du Bureau, l’association peut réaliser des conventions de prêt avec d’autres associations dans le cadre de l’organisation de leurs manifestations. Ces conventions feront références à la grille de tarifs d’entretien afin d’estimer les frais d’entretien et de déplacement du matériel emprunté. L’association emprunteuse, clairement identifiée sur la convention, se porte alors garant du maintien en l’état du matériel emprunté. Ce matériel ne peut en aucun cas être sous-loué ou prêté à une tierce personne, physique ou morale.
- Pour les jeux, tout membre désirant emprunter un jeu doit s’assurer qu’aucune partie de ce jeu n’est prévue au calendrier et doit remplir la fiche prévue à cet effet. Tout membre empruntant un jeu en devient le responsable et se porte garant des éventuels dommages qu’il subirait.
Tout vol ou dégradation du matériel de l’association ou de l’un de ses membres justifie une réunion du Bureau qui statuera sur les sanctions à prendre.
- ALCOOL ET TABAC
Le local de l’association ne comporte qu’une seule pièce principale réservée à ses activités. Celle-ci est réservée à un usage non-fumeur.
La consommation d’alcool est interdite au sein des locaux de l’association ou pour toute activité organisée par celle-ci. Les membres du bureau, d’un commun accord, se réservent le droit d’autoriser une dérogation pour les membres majeurs dans le cadre d’un repas ou d’une soirée de l’association.
Tout manquement à cet article justifie une réunion du Bureau qui statuera sur les sanctions à prendre.
- VÉHICULES
Il est interdit de rentrer tout véhicule dans le couloir du local sous peine d’expulsion immédiate du véhicule. Afin de ne pas gêner la circulation piétonne, il est également interdit de les stationner sur le trottoir du local.
Tout membre est responsable de son véhicule et se doit de l’attacher avec un antivol personnel. La responsabilité de l’association ne pourra en aucun cas être engagée lors de vols ou de dégradations advenues aux véhicules de ses membres.
- SANCTIONS
Dans le cas de manquement au présent règlement intérieur, dans les locaux de l’association et pour toute activité organisée par celle-ci, tout membre du bureau est en droit de prononcer une expulsion temporaire du ou des contrevenants dans l’attente d’une réunion du Bureau, qui statuera sur les sanctions définitives à prendre. Ces sanctions pourront aller jusqu’à l’exclusion pour un an du ou des contrevenants.
Durant cette réunion, le cas échéant, le ou les contrevenants ne pourront pas être considérés comme membres du Bureau, mais pourront être présents pour exposer leurs versions des faits.
Toute personne est en droit de référer d’agissements en contradiction avec la loi devant les autorités compétentes.
ARTICLE 11 : GROUPE DE TRAVAIL
Il existe au sein de l’association plusieurs groupes de travail, issus de la réunion des membres organisateurs (scénaristes, logisticiens, costumiers…), qui ont pour but l’organisation de spectacles de jeux de rôles grandeur nature.
Chaque groupe de travail peut prétendre :
– à une liberté de travail et d’expression, dans la limite de la bienséance,
– à un nom de groupe de travail servant aux diverses promotions de leurs spectacles,
– à un accès égal au site Internet et à la promotion de leurs spectacles,
– à un forum de discussion Internet,
– à l’utilisation du matériel de la Citadelle de Roq,
– à la couverture des spectacles par l’assurance de la Citadelle de Roq, le Bureau se réservant le droit d’intervenir pour tout problème de sécurité,
– à l’intégration des projets de chacun des groupes aux finances de l’association, le Bureau se réservant le droit de bloquer les dépenses en cas de problème financier.
Il est à rappeler que, comme chaque membre, les groupes de travail se doivent de défendre les intérêts financiers, matériels et moraux de la Citadelle de Roq.
DATE : 19-02-2011
SIGNATURE