Statuts de l’association « la Citadelle de Roq » déclarée sous le régime de la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901
Article 1 : Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour titre :
« LA CITADELLE DE ROQ ».
Sa durée est illimitée.
L’association dénommée LA CITADELLE DE ROQ sera ci-après identifiée dans le présent document par : « l’association ».
Article 2 : L’association, aux caractères éducatifs et culturels, se donne pour objet de promouvoir et d’animer des activités liées à la culture ludique, fantastique et historique.
A ce titre, l’activité de l’association s’exercera notamment au travers de :
- L’organisation de « jeux de rôles », de « jeux de simulations », de « jeux de rôles en grandeur nature » et de « soirées enquête ».
- L’organisation d’animations et de spectacles dans des lieux publics et privé.
- La diffusion, par tout moyen, d’informations sensibilisant le public sur ces activités.
De plus, l’association ainsi que ses membres peuvent être amenés à mettre en place ou à participer à des manifestations et des spectacles vivants liés aux activités suscitées, seuls ou en collaboration avec d’autres associations ou organismes.
Article 3 : L’association fixe son siège social à l’adresse suivante :
Association La Citadelle de Roq
75 Avenue Gambetta
40120 ROQUEFORT
Article 4 : « Admission »
L’association est composée de personnes physiques adhérentes aux présents statuts. Les membres s’engagent à respecter les présents statuts et le règlement intérieur de l’association. Les statuts et règlements sont consultables auprès du secrétariat de l’association.
Le statut de membre s’acquiert par adhésion aux présents statuts. L’adhésion s’effectue au moyen d’une demande adressée à l’un des membres du Bureau accompagnée du paiement de la cotisation annuelle. Il faut avoir 13 ans révolus ainsi que l’autorisation parentale pour les mineurs lors de l’adhésion.
Le statut de membre adhérent se renouvelle une fois l’an, au cours de l’Assemblée Générale Annuelle par paiement de la cotisation annuelle.
L’admission des nouveaux membres comme le renouvellement d’adhésion est attestée par la remise d’un récépissé de règlement des cotisations.
Article 5 : « Membres et Cotisations »
L’association se compose de membres actifs, de membres d’honneurs et de membres bienfaiteurs :
- Les membres actifs sont les personnes qui ont pris l’engagement de verser annuellement la cotisation fixée par l’Assemblée Générale Annuelle. Toute cotisation réglée à l’association n’est pas récupérable.
- Les membres d’honneurs sont les membres actifs de l’association ayant cinq années ou plus d’ancienneté dans l’association, consécutives ou non. Le statut de membre d’honneur s’acquiert automatiquement lors de l’Assemblée Générale Annuelle. Ce statut ne peut être ni refusé, ni révoqué.
- Les membres bienfaiteurs sont les personnes ayant réalisé, au profit de l’association, des dons manuels ou des dons en nature d’une valeur supérieure à 200 €.
L’association respecte la liberté de conscience en son sein.
Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’Assemblée Générale Annuelle, sur proposition du Bureau.
Par exception, sont dispensés du paiement de cotisation annuelle les membres bienfaiteurs. Cette qualité est accordée souverainement par le Bureau au moyen d’une décision motivée. A ce titre, le Bureau reçoit les demandes relatives à l’attribution de cette qualité. Elle est attribuée de manière définitive jusqu’à avis contraire du Bureau.
Article 6 : « Radiation des membres »
La radiation d’un membre s’opère par décision motivée, prononcée par le Bureau.
Cette décision concerne les seules personnes, membres de l’association, explicitement visées dans l’acte. En cas de radiation, les cotisations précédemment acquittées demeurent acquises par l’association.
Les motifs de radiation d’un membre sont les suivants :
- non paiement de cotisation annuelle,
- décès,
- démission,
- motif grave.
Article 6 – Premièrement : « Radiation pour non paiement de cotisation annuelle »
Le non paiement de la cotisation annuelle au cours de l’Assemblée Générale Annuelle, entraîne la radiation automatique.
Article 6 – Deuxièmement : « Radiation pour décès »
Le décès d’un membre de l’association entraîne sa radiation. Celle-ci intervient au jour de la prise de connaissance par le Bureau de cette circonstance.
Article 6 – Troisièmement : « Radiation pour démission »
La démission est un acte volontaire et non ambigu d’un membre de l’association portant renoncement à son adhésion aux présents statuts. La radiation par démission prend effet au jour de la prise de connaissance par le Bureau de l’acte démissionnaire.
La démission se fait par écrit, non équivoque, d’un membre de l’association exprimant sa volonté de ne plus demeurer associé aux présents statuts. Sont seuls recevables les actes émanant du membre démissionnaire lui-même.
Article 6 – Quatrièmement : « Radiation pour motif grave »
La procédure de radiation pour motif grave est une mesure d’ordre disciplinaire, interne à l’association. Cette procédure est écrite et contradictoire, l’intéressé ayant été invité, par lettre recommandée, à se présenter devant le Bureau afin de fournir des explications.
Sont recevables comme motif grave les circonstances limitativement énumérées ci-après :
- non respect des présents statuts et du règlement intérieur de l’association,
- actes, paroles ou écrits portant préjudice moral ou matériel à l’association.
Article 7 : « Les ressources de l’Association »
Les ressources de l’association sont constituées par :
- les cotisations de ses membres,
- les subventions de l’Europe, de l’Etat, de la Région, du Département, de la Commune ou de toute autre collectivité territoriale,
- les dons manuels,
- les frais de participation aux prestations organisées par l’association,
- les emprunts et revenus financiers,
- les recettes d’activités,
- les remboursements de services,
- toutes autres ressources autorisées par la loi.
Article 8 : « Le Bureau »
L’association est dirigée par un Bureau de 3 membres majeurs élus chaque année poste par poste, composé :
- d’un Président,
- d’un Secrétaire, qui tient les registres des modifications statutaires et du règlement intérieur, et se charge de la communication interne et externe de l’association,
- et d’un Trésorier, qui tient la comptabilité de l’association et possède ainsi un droit de véto inaliénable quant aux dépenses de l’association.
Ce Bureau pourra éventuellement être complété par un Vice-président, un Vice-trésorier et/ou un Vice-secrétaire Adjoint âgés de 16 ans minimum, élus chaque année poste par poste.
L’association veille à favoriser un égal accès aux instances dirigeantes aux femmes comme aux hommes.
Le Président, le Secrétaire et le Trésorier sont entièrement habilités à représenter l’association en justice et dans les actes de la vie civile.
Les membres du Bureau sont rééligibles indéfiniment et ont seuls voix délibératives aux réunions du Bureau.
Les candidatures au Bureau sont adressées au Président en exercice, au plus tard au jour de l’Assemblée Générale avant la tenue de tout vote portant renouvellement des membres du Bureau.
La radiation ou la démission d’un membre du Bureau provoque la vacance du poste au Bureau. Dans ce cas, l’Assemblée Générale est convoquée pour procéder à l’élection d’un nouveau membre au Bureau.
En cas de modification de la composition du Bureau de l’association, il appartient à celui-ci de faire connaître sous trois mois à la préfecture les modifications intervenues.
Article 9 : « Compétences du Bureau »
Le Bureau se réunit au moins 3 fois l’an et chaque fois qu’il est convoqué par le Président, ou sur la demande d’un tiers de ses membres.
Le Bureau est investi des pouvoirs les plus étendus pour administrer l’association, sous réserve des droits attribués à l’Assemblée Générale. A ce titre il régit notamment le budget, détermine l’emploi des fonds et assure le fonctionnement régulier de l’association, pour assurer la réalisation des objectifs qu’elle poursuit.
Le Bureau délibère valablement sous la condition de présence de la moitié de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les procurations de toutes natures sont nulles d’effet. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. Il est dressé procès verbal des réunions du Bureau.
Tout membre du Bureau qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
De même, tout membre du Bureau qui, par son absence, entraînera un blocage du fonctionnement de l’association durant plus d’un mois sera considéré démissionnaire, sous réservé qu’il en ait été notifié.
Article 10 : « L’Assemblée Générale »
L’Assemblée Générale est composée des membres adhérents aux présents statuts. Les personnes non membre de l’association peuvent assister aux Assemblées sans y participer.
L’Assemblée générale est convoquée par le Bureau. Statutairement, une fois par an, une Assemblée Générale Annuelle est convoquée. Outre cette circonstance, il peut être procédé à la convocation de l’assemblée générale sur requête du 2/3 (deux tiers) des membres de l’association ou à l’initiative du Bureau.
L’Assemblée Générale Annuelle est convoquée une fois l’an afin de clôturer l’année d’exercice du Bureau. L’année d’exercice correspond à une année civile. A cette fin le Bureau rend public le rapport moral et financier de l’association pour l’exercice écoulé.
Par suite l’Assemblée Générale procède au vote du budget de l’exercice clos, aux délibérations figurant à l’ordre du jour et au renouvellement du Bureau.
Article 10 – Premièrement : « Convocation »
A la diligence du secrétaire de l’association, les convocations sont transmises aux membres de l’association, au plus tard, deux semaines avant la réunion de l’Assemblée Générale.
La convocation devra être écrite et transmise par voie postale et/ou en utilisant les moyens moderne de communication (téléphone, SMS, forum, mailing list…) de manière à s’assurer la plus large diffusion possible.
La convocation précise le lieu et la date de la réunion ainsi que l’ordre du jour provisoire.
A défaut, la convocation de l’Assemblée Générale est nulle d’effet. Dans cette circonstance il sera procédé à une nouvelle convocation.
Article 10 – Deuxièmement : « Ordre du jour »
L’ordre du jour provisoire est fixé par le Bureau et reçoit les propositions d’avenants à l’ordre du jour des membres de l’association. Les propositions doivent être transmises par écrit.
Le refus d’insertion fait l’objet d’une décision motivée du Bureau.
L’ordre du jour devient définitif après lecture de celui-ci par le président de l’association au début de l’Assemblée Générale.
Ne devront être traitées que les questions soumises à l’ordre du jour.
Article 10 – Troisièmement : « Tenue des débats »
L’Assemblée Générale est présidée par le Bureau de l’association.
Le Président procède à la lecture de l’ordre du jour, expose la situation morale de l’association et organise les débats.
Le Secrétaire dresse procès verbal de l’Assemblée.
Le Trésorier procède au décompte des voix, rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’Assemblée.
Article 10 – Quatrièmement : « Scrutin »
L’Assemblée Générale n’est valable que si le quorum, fixé à la moitié plus un, est atteint à l’ouverture, sans quoi elle sera reportée à une date ultérieure.
Ont voix délibératives les membres adhérents physiquement présents aux assemblées.
Les procurations des membres de l’association sont recevables aux votes à raison de deux procurations par adhérent présent au jour des assemblées. Toute procuration surnuméraire est nulle d’effet. La procuration est donnée par remise d’un pouvoir écrit au bénéficiaire. Les procurations ne sont ni directives, ni coercitives. L’association ne reçoit aucune contestation née des conventions passées entre ses membres quant à l’usage fait des procurations.
Les votes ont lieu soit à main levée soit au scrutin secret, à la discrétion du Bureau en exercice.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité, la voix du président de l’association est prépondérante.
Il est dressé procès-verbal de l’Assemblée générale.
Article 11 : « Assemblée Générale Extraordinaire »
L’Assemblée Générale est convoquée en sa forme Extraordinaire si l’ordre du jour porte sur :
- La révision des statuts,
- La dissolution de l’association,
- Toute question urgente à la demande du Bureau.
L’Assemblée Générale Extraordinaire délibère valablement sous la condition de la présence d’au moins 2/3 (deux tiers) des membres de l’association.
Les décisions sont acquises par un vote à la majorité, plus une voix, des suffrages exprimés. Tout autre résultat entraîne le rejet de la proposition.
Article 11 – Premièrement : « Modification Statutaires »
Les propositions d’avenants aux présents statuts doivent être transmises par écrit au plus tard 5 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale Extraordinaire au secrétaire de l’association.
Les modifications statutaires sont consignées par le Secrétaire de l’association dans un « registre des Statuts et des modifications » créé à cet effet. Ce document, qui peut être numérique, est librement consultable auprès du secrétaire par les membres de l’association ou sur requête de la préfecture des Landes.
En cas d’adoption de statuts modifiés, il appartient au Bureau de faire connaître sous trois mois à la préfecture les modifications intervenues.
Article 11 – Secondement : « Dissolution »
En cas de dissolution volontaire, statuaire ou judiciaire, l’Assemblée Générale extraordinaire statuera sur la dévolution du patrimoine de l’association, sans pouvoir attribuer aux membres de l’association autre chose que leurs apports.
Elle désigne les établissements publics ou privés reconnus d’utilité publique, ou éventuellement les associations déclarées ayant un objet similaire à celui de l’association dissoute qui recevront le reliquat de l’actif après paiement de toutes dettes et charges de l’association et de tout frais de liquidation.
Elle nomme, pour assurer les opérations de liquidation, un ou plusieurs membres de l’association, qui seront investis à cet effet de tous les pouvoirs nécessaires.
Article 12 : « Membres d’honneur »
La dissolution volontaire de l’association devra être approuvée à l’unanimité des membres d’honneur de l’association. Dans le cas contraire, la décision de dissolution est nulle d’effet.
Toute décision du Bureau jugée contraire aux intérêts de l’association et de ses membres pourra faire l’objet d’un droit de véto inaliénable de la part des membres d’honneur. Ce droit de véto, sous la forme d’une pétition nominative, sera considéré comme recevable à la condition qu’il réunisse la majorité plus un des membres d’honneur et aura pour effet immédiat d’annuler la décision visée.
Article 13 : « Règlement intérieur »
Un règlement intérieur peut être établi par le Bureau qui le fait ensuite ratifier par l’Assemblée Générale.
Le Bureau reçoit de ses membres toutes les propositions d’avenant au règlement par écrit.
Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’Association.
Article 14 : « Engagement de l’association »
Le patrimoine de l’association répondra seul des engagements contractés en son nom, sans qu’aucun de ses membres ne puisse être tenu personnellement responsable.
Article 15 : « Gratuité des mandats »
Les membres de l’association ne reçoivent aucune rétribution au titre des fonctions qui leur sont confiées et qu’ils acceptent dans le cadre de l’association.
Article 16 : « Projets d’activités »
Les projets d’activités sont adoptés par l’Assemblée Générale et/ou en relation avec le Bureau.
Les projets d’activités sont portés par les membres de l’association à raison d’au moins un membre par projet.
Le Bureau a la charge d’organiser les moyens de la réception des projets des membres de l’association et d’assister ces derniers dans la finalisation administrative et technique de ces projets, à condition que le projet ne mette pas en danger les finances et le matériel de l’association, ni ne nuise à l’image de celle-ci.